Ouvrir et clôturer la caisse, PIN et écarts de caisse

À la caisse, on ne vend pas sans session de caisse ouverte. Chaque centre n'a qu'une seule caisse ouverte à la fois, et tout ce qui y est encaissé est comptabilisé dans cette session.

Le PIN de la caisse

Chaque personne se connecte à la caisse avec un PIN de 4 à 8 chiffres. Il est défini par la personne qui gère l'équipe dans Paramètres → Utilisateurs : ouvrez la fiche, cliquez sur Modifier et renseignez PIN de la caisse. Si vous le laissez vide, il n'est pas modifié. Dans la fiche, vous verrez « Sans code PIN » si la personne n'en a pas encore. Pour se connecter avec un PIN, son rôle doit disposer de l'autorisation Vendre à la caisse. Une personne sans PIN peut cliquer sur Se connecter avec e-mail et mot de passe.

Ouvrir la caisse

1. Accédez à la caisse. S'il n'y a pas de caisse ouverte, vous verrez Aucune session de caisse ouverte.
2. Dans Fond de caisse initial apparaît le fond de caisse de l'appareil. Corrigez-le si nécessaire.
3. Cliquez sur Ouvrir la caisse.

Le fond de caisse de chaque appareil se configure dans Caisse → Appareils.

Pendant le service

Dans le menu Plus, en bas à gauche, vous trouverez :

• Ouvrir le tiroir : pour l'ouvrir sans vente, par exemple pour rendre la monnaie. L'ouverture est enregistrée à votre nom et, si l'appareil l'exige, avec un motif.
• Note de caisse : notez une entrée ou une sortie d'argent. Ce n'est qu'une note et elle ne modifie pas les montants.
• Activité : ventes, notes et ouvertures de tiroir du service.

Verrouiller et relève de poste

En partant, cliquez sur Verrouiller (le cadenas en bas à gauche). La caisse n'est pas clôturée : l'argent et la session restent à votre nom. Si vous revenez, vous reprenez là où vous vous étiez arrêté. Si une autre personne se connecte, la caisse lui affiche Relève de poste avec les espèces attendues et ne lui permet pas de vendre tant qu'elle n'a pas cliqué sur Compter et clôturer la caisse. Elle peut ensuite cliquer sur Continuer et ouvrir sa propre caisse.

Clôturer la caisse

1. Cliquez sur Plus → Clôturer la caisse.
2. En haut, vous voyez les Espèces attendues aujourd'hui (fond de caisse initial plus les encaissements en espèces) et la Carte attendue aujourd'hui.
3. Dans Comptage de caisse, saisissez le nombre de pièces et de billets de chaque valeur. Le total et l'Écart de caisse sont calculés automatiquement. Vous pouvez aussi saisir les Espèces comptées manuellement.
4. Ajoutez des Notes s'il y a quelque chose à expliquer et cliquez sur Clôturer la caisse.

À la clôture, les responsables de la caisse du centre reçoivent par e-mail un récapitulatif avec les espèces attendues, les espèces comptées et l'écart. Vous pouvez consulter les clôtures dans le panneau, dans Caisse → Sessions de caisse, ou dans la caisse elle-même, dans Plus → Paramètres → Séances précédentes. Les écarts y sont signalés.