Utilisateurs, rôles et permissions de votre équipe
Créez un compte pour chaque membre de l'équipe, attribuez-lui ses centres et un rôle avec les permissions strictement nécessaires, et approuvez les demandes d'accès.
Chaque membre de votre équipe se connecte avec son propre utilisateur. Ce qu'il voit et ce qu'il peut faire dépend des rôles qu'il possède et des centres que vous lui attribuez.
Créer un compte pour une personne
- Allez dans Paramètres → Utilisateurs et cliquez sur + Nouveau.
- Renseignez Prénom, Email, Poste et un Mot de passe d'au moins 8 caractères.
- Si la personne doit encaisser, attribuez-lui un PIN de la caisse de 4 à 8 chiffres.
- Cochez ses Rôles et les Centres où elle travaille, puis enregistrez.
Si l'e-mail Compte activé est activé dans Paramètres → E-mails automatiques, la personne reçoit un e-mail lui indiquant qu'elle peut désormais se connecter. Le mot de passe ne figure pas dans cet e-mail : communiquez-le-lui vous-même. Elle pourra ensuite le modifier depuis son Profil.
Demandes d'accès
Si quelqu'un se connecte avec Google en utilisant un e-mail qui n'a pas encore de compte, il peut envoyer une demande. Elle apparaît en haut, dans Demandes de compte, avec Approuver et Refuser. Pour refuser, il faut saisir le motif. Dans les deux cas, le demandeur est prévenu.
Rôles et permissions
Un rôle est un ensemble de permissions. Dans Paramètres → Rôles et permissions, cliquez sur + Nouveau, donnez-lui un nom et cochez ce qu'il peut faire. Les permissions sont regroupées par domaine et la case d'en-tête active le domaine entier. Depuis la fiche d'un rôle, vous pouvez aussi Modifier, Copier le rôle pour partir d'un rôle existant ou Supprimer. Les rôles système ne peuvent pas être supprimés.
Gérer l'équipe
- Cliquez sur un utilisateur pour voir sa fiche, sa dernière connexion et la section Ce qu'il peut faire.
- Avec Modifier, vous changez ses informations, ses rôles, ses centres ou lui attribuez un Nouveau mot de passe.
- Désactiver lui coupe l'accès. Supprimer l'efface définitivement.
- Cochez plusieurs utilisateurs avec leur case et utilisez Modification en masse pour changer en une fois leurs rôles, centres, poste ou permissions.
- Filtrez la liste avec la recherche, Tous les centres et Tous les rôles.
Conseil : avant de donner accès à quelqu'un, vérifiez dans Ce qu'il peut faire que son rôle ne lui ouvre pas plus que nécessaire.