Modifier ou annuler une réservation

Chaque réservation se gère depuis sa fiche : allez dans Réservations → Toutes les réservations et cliquez sur celle qui vous intéresse. Pour la modifier, il faut la permission de gérer les réservations ; sans elle, vous verrez la fiche, mais pas les boutons.

Changer la date ou l'heure

1. Ouvrez la réservation et cliquez sur Modifier.
2. Changez la Date, la Séance / heure (HH:MM), les Personnes (places) ou le Produit.
3. Cliquez sur Enregistrer.

• Si vous ne touchez pas au montant, il est recalculé avec le prix du nouveau jour et de la nouvelle heure. Si vous le modifiez à la main, le vôtre est conservé.
• Si le montant payé dépasse le nouveau total, il est ramené au total, et le statut passe à Payé ou Paiement partiel selon ce qui reste.
• L'enregistrement vérifie les places du créneau ou de la journée et les ressources du centre (sans compter la réservation elle-même). Si cela ne rentre pas et que le centre n'autorise pas la surréservation, Uelta vous indique combien de places il reste.
• Le client ne reçoit aucun e-mail pour ce changement : prévenez-le vous-même.

Laisser le client changer la date lui-même

Dans la fiche de chaque produit, section Paiement et formulaires :

• Le client peut modifier la date : choisissez Oui, depuis son compte.
• Jusqu'à combien de jours à l'avance : 2 par défaut.
• Modifications autorisées par réservation : 1 par défaut.

Le client se connecte à son compte de la boutique, ouvre la réservation dans Mes réservations et clique sur Changer la date. Il ne peut choisir que des jours et des heures avec des places libres qui ne coûtent pas plus cher que sa réservation ; si le nouveau jour est moins cher, la différence n'est pas remboursée. Votre équipe reçoit une notification et le client, l'e-mail de confirmation avec la nouvelle date. Le client ne peut pas annuler depuis son compte : il doit vous le demander.

Annuler une réservation

1. Ouvrez la réservation et cliquez sur Annulée (le bouton rouge).
2. Confirmez le message.

• Les places sont libérées immédiatement.
• Si l'e-mail Réservation annulée est activé dans Paramètres → E-mails automatiques, le client le reçoit.
• Une réservation annulée ne peut pas être réactivée. En cas d'erreur, créez-en une nouvelle.
• Les réservations ne sont pas supprimées : elles restent dans la liste avec leur historique.

Et l'argent ?

Annuler ne rembourse rien automatiquement : le montant payé reste enregistré. Pour le rembourser, cliquez sur Rembourser dans la même fiche (le bouton n'apparaît que si quelque chose a été payé) :

1. Cochez les Places à rembourser ou saisissez un Montant personnalisé (€).
2. Indiquez le Motif. Dans Remboursé par, vous voyez le moyen utilisé pour payer : il ne se choisit pas. Seulement si le paiement a été noté à la main, sans encaissement en caisse ni en ligne, vous choisissez Espèces ou Carte.
3. Vérifiez le Total à rembourser et cliquez sur Rembourser. Vous verrez Remboursement enregistré.

Si la réservation a été encaissée en caisse ou dans la boutique en ligne, le remboursement apparaît aussi dans Caisse → Transactions. Si elle a été payée en ligne avec Redsys, Uelta rend l'argent sur la carte du client via Redsys ; si Redsys ne l'accepte pas, rien n'est enregistré et vous voyez son erreur. Si elle a été payée par carte sur le terminal, effectuez aussi le remboursement sur le terminal. Seul le remboursement d'un paiement en espèces sort des espèces de la caisse.