Rendez-vous de groupes : écoles, entreprises et célébrations

Recevez des demandes de groupe via un formulaire web, préparez la proposition et suivez chaque groupe jusqu'au jour de la visite.

Les groupes (écoles, entreprises, clubs, colonies ou grandes célébrations) se gèrent dans Réservations → Rendez-vous de groupes. Si vous ne voyez pas cette option, la fonction groupes n'est pas activée sur votre compte : l'administrateur peut l'ajouter dans Forfait et facturation → Fonctionnalités (si votre compte fonctionne avec un contrat, écrivez-nous à info@uelta.com).

Recevoir des demandes depuis votre site

Allez dans Paramètres → Formulaires web.
Dans Réservation pour les groupes, cochez Publié.
Utilisez Copier pour récupérer le lien ou QR pour l'imprimer, et placez-le sur votre site ou vos réseaux sociaux.

Le formulaire demande le type de groupe, le nom de l'école ou de l'entreprise, la personne de contact, le téléphone, l'e-mail, le centre, la date souhaitée et une date alternative, le nombre de participants, les âges et ce qu'ils aimeraient faire. Chaque demande apparaît automatiquement dans Rendez-vous de groupes comme un nouveau groupe.

Vous pouvez aussi lier ce formulaire depuis la Carte de groupes de votre boutique en ligne.

Créer un groupe manuellement

Cliquez sur Nouveau et renseignez le centre, la date, l'heure, la durée, les participants, le statut du paiement, l'entité ou l'entreprise, le contact, le téléphone, l'e-mail, le type de groupe, la liste des repas et les notes.

Suivre chaque groupe

Cliquez sur un groupe pour ouvrir sa fiche. En haut, vous modifiez son statut (« nouveau », « en préparation », « confirmé », « réalisé ») et celui du paiement (« non payé », « partiel », « payé »). Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Dans Client, cliquez sur Modifier pour changer les données du groupe.
Dans Responsables, avec Assigner, vous indiquez qui, dans l'équipe, s'en occupe (nom et e-mail).
Avertir l'équipe et Avertir le client vous préparent le message avec les données du groupe. Une fois envoyé, cliquez sur Marquer comme envoyé pour qu'il soit enregistré.
Dans Activité, vous voyez tout ce qui s'est passé avec le groupe.

Lorsqu'un groupe n'est plus actif, cliquez sur Archiver ; vous pouvez le récupérer avec Restaurer. Seul le super administrateur peut supprimer définitivement un groupe.

Conseils

Utilisez la recherche, le filtre de statut et celui de date pour afficher, par exemple, uniquement les groupes confirmés d'un jour donné.
Les groupes pour lesquels un repas est demandé ont leur liste dans le champ repas : l'équipe l'a ainsi sous la main.